Wie weit ist die Hildener Stadtverwaltung mit der Digitalisierung? Welche Strategie gibt es? Und wie kann dadurch sogar Personal – sozial verträglich – eingespart werden?
Rund um diese Fragen hat die SPD-Ratsfraktion eine Anfrage an das Rathaus gestellt. Nun ist die Antwort da, auf 15 Seiten. Wir versuchen eine Zusammenfassung mit den wichtigsten Aussagen.
„Die Digitalisierung ist ein wesentlicher Bestandteil der Personalkonsolidierung“, erklärt die Verwaltung in ihrem Eingangsstatement. „Allerdings muss hierbei berücksichtigt werden, dass die Digitalisierung zunächst die Möglichkeit schafft, Prozesse effizienter zu gestalten. Ob daraus tatsächlich ein dauerhafter Personalabbau entsteht, kann erst auf Grundlage einer belastbaren Betrachtung von Aufgaben, Prozessen, Organisation und Stellenbedarf festgestellt werden. Digitalisierung ist nicht gleichbedeutend mit Stellenabbau.“
KI Ja – aber nicht überall möglich
Diverse Vorgänge sind ja bereits Online möglich, zum Beispiel elektronische Wohnsitzanmeldung, Online-Führungszeugnis und Gewerbeportal, digitales Fundbüro, Traukalender, Ehrenamtskarte.
Was aber ist mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und anderen Automatisierungen?
Diese Instrumente könnten beispielsweise eingesetzt werden zur Vermeidung doppelter Datenerfassung, automatisierter Übernahme von Daten und Bearbeitung von standardisierten Vorgängen, Reduzierung von Medienbrüchen sowie bei der digitalen Antragstellung und Kommunikation und Dokumentation.
Die Verwaltung fokussiert sich auf die Robotic Process Automation (RPA). Allerdings wurde auch bereits eingeräumt, dass es hier Grenzen gibt. So kann beispielsweise im Standesamt kein „Datenübertragungs-Roboter“ eingesetzt werden, weil die Lizenz- und Nutzungsbedingungen der bisherigen Software dies nicht zulassen.
„Neben eigenen Lösungen und Projekten beobachtet und nutzt die Stadt Hilden aktiv digitale Verwaltungsangebote, die in Deutschland bereits erprobt und erfolgreich umgesetzt werden“, erläutert die Verwaltung weiter. Dazu gehören vor allem Efa-Leistungen („Einer für Alle“).
Und was wird nun konkret umgesetzt? Da bleibt die Verwaltung weiterhin im Ungefähren: „Nicht jede bundesweit oder landesweit verfügbare Lösung passt automatisch zu den örtlichen technischen und organisatorischen Voraussetzungen (…) Entscheidend sind Praxistauglichkeit, Wirtschaftlichkeit, technische Integrationsfähigkeit, Nachhaltigkeit und der konkrete Mehrwert für die Bürgerinnen und Bürger.“
Die Stadt arbeite mit anderen Kommunen eng zusammen, die Digitalisierungsbeauftragten tauschen sich regelmäßig aus.
Was bedeutet das für den Personalbestand?
Es gibt einen Fünf-Jahres-Plan bis 2031 – in dem aber ständig „neue technische Möglichkeiten, gesetzliche Vorgaben, veränderte Anforderungen und neue gemeinsame Lösungen von Bund, Land und Kommunen“ erwartet werden, so die Auskunft der Verwaltung.
Ziel sei es, in diesem Zeitrahmen dem Stellenbestand der Kernverwaltung um mindestens 15 Vollzeitäquivalente (VZÄ) zu reduzieren.
„Die Umsetzung soll im Rahmen der natürlichen (altersbedingten) Fluktuation im Rahmen einer bedarfsgerechten Nachbesetzung erfolgen“, heißt es weiter. Bedeutet wohl: frei gewordene Stellen müssten durch die digitale Optimierungsprozesse nicht mehr neu besetzt werden. In welchen Ämtern das aber geschieht, soll sich aus dem künftigen konkreten Personalbedarf ergeben.
Eins sei aber schon klar: Im Jahr 2027 werden bereits „Konsolidierungseffekte von 4,945 VZÄ ausgewiesen. So steht es auch im Personal-Bericht für den Hauptausschuss am 16. September 2026.
Doch das soll offenbar noch nicht viel bedeuten, denn: „In vielen Fällen besteht der erste Effekt nicht in einem unmittelbaren Stellenwegfall, sondern in der Reduzierung von Bearbeitungszeiten und der Freisetzung von Arbeitskapazitäten, die dann u.a. auch Fallzahlensteigerungen kompensieren konnten. Eine belastbare Zuordnung ‚Digitalisierungsprojekt = X eingesparte ZVÄ‘ ist deshalb nur dort möglich, wo eine entsprechende Organisationsuntersuchung, bzw. Stellenbemessung durchgeführt wurde.“
Demnach geht die Verwaltung bei 24 abgeschlossenen Maßnahmen und Projekten von einer jährlichen Einsparung von 1,5 VZÄ aus – und diese Effekte seien bisher auch erzielt worden: „Es kann davon ausgegangen werden, dass weitere Einsparungspotenziale in den kommenden Jahren zu heben sind. (…) Die Verwaltung beabsichtigt, dort Stellen abzubauen, wo sie aufgrund von Aufgabenkritik oder Ablaufoptimierung nicht mehr erforderlich sind.“
Doch was genau heißt das nun? So richtig festlegen will sich die Verwaltung dazu offenbar nicht: „Entscheidend ist eine belastbare Betrachtung von Aufgaben, Prozessen und Organisation. Nur wenn bekannt ist, welche Aufgaben künftig in welchem Umfang erforderlich sind und welche Entlastung durch Digitalisierung tatsächlich erreicht wird, kann sachgerecht entschieden werden, welche Stellen dauerhaft entfallen können.“
Der Personalrat müsse außerdem einbezogen werden, damit dieser Prozess gelingen kann.
Es solle gewährleistet werden, „dass Veränderungen nicht isoliert unter dem Gesichtspunkt des Stellenabbaus betrachtet werden, sondern die Auswirkungen auf die Beschäftigten und die zukünftige Organisation berücksichtigt werden.“
Bericht: KA
Fotos: anzeiger24.de / Pixabay
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